Knowledge Base economy ( oleh Bambang Setiarso)

Dalam knowledge based economy ini, pengertian
yang diambil adalah sebagai proses perekonomian
dari suatu komunitas masyarakat berdasarkan
prakarsa sendiri dengan dorongan bantuan pihak luar
dalam rangka memperbaiki kondisi ekonomi sosialbudaya
komunitas masyarakat serta meningkatkan
kemampuan mereka untuk peningkatan taraf
hidupnya, meliputi :

1.partisipasi masyarakat dalam upaya
memperbaiki taraf hidupnya atas dasar
kekuatan/prakarsa sendiri.

2.bantuan dan pelayanan teknis, bersifat tidak
permanen, untuk membangkitkan tekad
menolong diri sendiri melalui program
terencana dengan sasaran kepentingan
komunitas lokal.

Proses pemberdayaan masyarakat dalam mewujudkan
" economy process based on knowledge "
1. Menciptakan suasana yang memungkinkan
potensi masyarakat untuk berkembang,
bertitik tolak pada pengenalan bahwa setiap
manusia memiliki potensi yang dapat
dikembangkan. Pemberdayaan adalah
upaya membangun potensi itu dengan
mendorong dan membangkitkan potensi
yang dimiliki;

2. Memperkuat potensi masyarakat
(empowering), meliputi langkah nyata
menyangkut penyediaan masukan serta
pembukaan akses kepada peluang yang
akan menjadikan masyarakat semakin
berdaya. Upaya pokok adalah peningkatan
taraf pendidikan dan derajat kesehatan
serta akses kepada sumber kemajuan
ekonomi seperti: modal, teknologi
informasi, lapangan kerja dan pasar.
difokuskan menyangkut pembagunan
sarana dan prasarana dasar baik fisik,
ketersedian lembaga pendanaan serta
pelatihan dan pemasaran.

3. Melindungi dan mencegah kelompok yang
lemah menjadi bertambah lemah karena
kekurangan-berdayaan menghadapi
kelompok yang kuat. Perlindungan dan
pemihakan yang lemah, amat mendasar
sifatnya. Melindungi tidak berarti
mengisolasi, karena mengkerdilkan yang
kecil dan lemah, tetapi harus di lihat
sebagai upaya mencegah terjadinya
persaingan yang tidak seimbang, serta
eksplotasi kelompok yang kuat atas
kelompok yang lemah.
Model perubahan yang meletakkan rakyat
sebagai subyek bisa menjadi alternatif, karena
menjamin terciptanya hubungan struktur ekonomi ,
politik dan budaya yang lebih baik, dimungkinkan
tetap memiliki pluralisme budaya dan ruang
dimasyarakat berfungsi sebagai pelaku utama
ekonomi mereka sendiri.

Kompetensi Manajemen Proyek

Ada dua persyaratan yang menjadi dasar kompetensi manajemen proyek, yaitu tidak seorang pun dapat mengelola proses yang belum pernah digunakan dan yang kedua, para manajer diwajibkan memiliki pemahaman bisnis serta suasana yang menyediakan konteks untuk proyek, karenanya para pelaku manajemen proyek (manajer) yang bagus diharapkan dapat memiliki satu set inti kompetensi, sebagaimana yang dijabarkan oleh Robert KW

A. KOMPETENSI PENCAPAIAN BISNIS
1. Kompetensi Kesadaran Bisnis, kemampuan mengikat tiap proyek sistem pada misi,
visi, dan tujuan organisasi (perusahaan)
2. Kompetensi Orientasi Rekan Bisnis, kemampuan menjaga keterlibatan para manajer
dan pengguna selama proyek
3. Kompentensi Komitmen Pada Kualitas, kemampuan memastikan tiap proyek sistem
berkontribusi pada kualitas organisasi secara keseluruhan.

B. KOMPETENSI PEMECAHAN MASALAH
1. Kompetensi Inisiatif, kemampuan mendemonstrasikan kreativitas, risiko yang
diperhitungkan, dan kelanjutan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan
2. Kompetensi Pengumpulan Informasi, kemampuan memperoleh informasi faktual yang
diperlukan untuk menganalisis, merancang (disain) dan mengimplementasikan sistem
informasi
3. Kompetensi Berfikir Analitis, kemampuan menilai dan memilih proses pengembangan
sistem yang sesuai dan menggunakan perangkat manajemen untuk merencanakan,
menjadwalkan dan menganggarkan pengembangan sistem, disamping itu mampu
memecahkan masalah melalui pendekatan analitis yaitu penguraian sistem atas
bagian – bagian dan merakit ulang bagian – bagian menjadi sistem baru yang
lebih baik
4. Kompetensi Berfikir Konseptual, kemampuan memahami konsep sistem dan
menerapkannya pada analisis dan desain sistem informasi

C. KOMPETENSI PENGARUH
1. Kompetensi Kesadaran Antar Personal, kemampuan memahami, mengenali dan bereaksi
pada motivasi dan tingkah laku antarpersonal
2. Kompetensi Kesadaran Organisasi, kemampuan memahami strategi organisasi dan
memanfaatkannya dalam pelaksanaan proyek
3. Kompetensi Antispasi Impak, kemampuan memahami implikasi keputusan-keputusan
proyek dan mengelola harapan-harapan serta resiko
4. Kompetensi Pengaruh, kemampuan memperoleh kerjasama dan konsensus para manajer,
pengguna dan ahli tekhnologi

D. KOMPETENSI MANAJEMEN MANUSIA
1. Kompetensi Memotivasi, kemampuan memimpin dan mengarahkan anggotanya untuk
mengatasi perbedaan – perbedaan dan meraih tujuan proyek sebagai sebuah tim
2. Kompetensi Komunikasi, kemampuan berkomunikasi secara efektif baik lisan maupun
tulis dalam konteks pertemuan, presentasi, memo dan laporan
3. Kompetensi Mengembangkan Orang Lain, kemampuan memastikan para anggota tim proyek
menerima pelatihan, tugas, supervisi, dan umpan balik performa yang cukup untuk
menyelesaikan proyek
4. Komptensi Memantau dan Mengendalikan, kemampuan mengembangkan rencana, jadwal dan
anggaran proyek serta mampu memantau perkembangan secara berkesinambungan dan
jika diperlukan mampu membuat penyesuaian.

E. KOMPETENSI SELF MANAGEMENT
1. Kompetensi Percaya Diri, kemampuan membuat dan mempertahankan secara konsisten
keputusan – keputusan dengan percaya diri yang kuat dalam proses maupun fakta
2. Kompetensi Manajemen Stress, kemampuan bekerja efektif di bawah tekanan (under
pressure)
3. Kompetensi Kepedulian dan Kredibilitas, kemampuan menyampaikan janji – janji dan
solusi – solusi secara konsisten dan jujur, jika diperlukan mampu mempertahankan
pertukaran teknis atau bisnis di lapangan
4. Kompetensi Fleksibilitas, kemampuan menyesuaikan proses, gaya manajemen, atau
pembuatan keputusan berdasarkan situasi dan masalah-masalah yang tidak
terantisipasi

Sumber: elearning.amikom.ac.id/

Peranan " Knowledge" dalam suatu project dalam cakupan PMBOK ( Project Management Body of Knowledge )

Jika dilihat dari sudut peranan "knowledge" terhadap suatu manajemen proyek, pengetahuan terbagi atas dua fungsi yaitu fungsi inti (utama) dan fungsi fasilitas (pendukung) yang bermuara pada bentuk Manajemen Integrasi Proyek, dimana kedua fungsi ini berjalan secara konvergen dan saling terkait untuk menuju satu titik tujuan. Perspektif ilmu – ilmu terkait untuk melaksanakan pengelolaan manajemen proyek di dalam sebuah perusahaan banyak berhubungan dengan ilmu – ilmu manajemen umum dan ilmu – ilmu aplikasi yang dispesifikasikan untuk jenis proyek tertentu, misalnya strategi mangatur cash flow yang dipelajari dalam ilmu akuntansi, strategi menyusun kontrak kerja yang dipelajari dalam ilmu hukum, strategi mengatasi konflik yang dipelajari dalam ilmu perilaku organisasi, strategi mengatur waktu pekerjaan yang dipelajari dalam riset operasi, strategi mengelola dokumen yang dipelajari dalam ilmu administrasi, strategi menilai investasi yang dipelajari dalam ilmu manajemen keuangan dan lain sebagainya.

Disamping itu ilmu – ilmu aplikasi yang terkait dalam manajemen proyek khususnya dalam sistem teknologi informasi, seperti implementasi software aplikasi perusahaan (SAP atau BAAN) dalam sistem informasi perusahaan, implementasi Lotus Notes dalam intranet, implementasi Electronic Data Interchange (EDI) dalam extranet, implementasi MYOB atau DEA dalam sistem informasi akuntansi, implementasi oracle dalam Decision Support System (DSS) dan lain sebagainya.
Secara grafis, keterkaitan ilmu manajemen proyek terhadap ilmu – ilmu lain yang terkait serta proyek – proyek sistem teknologi informasi terhadap ilmu – ilmu lain, seperti yang diperlihatkan dalam gambar berikut:



Referensi: elearning.amikom.ac.id/

Project management Knowledge Areas

Project management Knowledge Areas merupakan pembahasan secara keseluruhan terhadap sembilan fungsi yang mendasari pelaksanaan manajemen proyek untuk mencapai kesuksesan proyek, kesembilan fungsi tersebut adalah:

1. Manajemen Integrasi Proyek (MIP)
2. Manajemen Ruang Lingkup Proyek (MRLP)
3. Manajemen Waktu Proyek (MWP)
4. Manajemen Biaya Proyek (MBP)
5. Manajemen Kualitas Proyek (MKuP)
6. Manajemen Sumber Daya Insani Proyek (MSDIP)
7. Manajemen Komunikasi Proyek (MKoP)
8. Manajemen Resiko Proyek (MRP)
9. Manajemen Pengadaan Proyek (MPP)

Secara grafis dapat digambarkan sebagi berikut:



Sumber: Project Change Management books bu H James Harrington

Sebuah Best Practice yang dilakukan Perr & Knight Insurance dalam Businees Process Improvement

Metodologi Businees improvement yang akan digunakan adalah metode: Seven steps to operational excellence. Sebagai contoh dalam proses perancangan didalam langkah pertama pengembangan yang akan saya jelaskan nanti, saya mengambil master tabel data asuransi yang terdapat pada sumber tulisan ini. Mengapa saya memilih metodologi best practice ini? Menagapa saya tidak memaparkan Total Quality Management, Six Sigma, Eight Omega, CMMI, BPMM dan teknik yang lain sebagai metodologi pembanding? Menurut saya Teknik ini cukup menarik ubtuk dibahas. Karena Perr & Knight berani mencoba metode yang mereka rancang untuk diterapkan dan telah terbukti dapat terealisasi dengan baik. Berikut ilustrasi bagaimana dapat menghasilkan Best Practice BPI yang dilakukan oleh Perr & Knight

Dapat kita lihat dari ilustrasi diatas bahwa standarisasi suatu perusahaan dapat mempengaruhi pengembangan/ improvement yang dapt dilakukan oleh perusahaan tersebut. Process Improvement tersebut tentu saja disesuaikan dengan kebutuhan, kondisi keuangan serta cakupan bisnis perusahaan tersebut. Setelah didesain tentu saja pengembangan serta perubahan tersebut diimplemantasikan dalam proses bisnis yang berjalan. Jika berjalan dengan baik, dan memenuhi target yang diharapkan maka aka menghasilkan suatu Process Excelence karena berhasil diterapkan dengan baik. Setelah terbukti improvement tersebut berhasil maka dapat dijadikan Best Practice bagi perusahaan yang juga akan melakukan perubahan dan pengembanagn terhadap proses bisnis mereka.

Menurut Perr & Knight ada empat hal yang perlu disediakan / di provide dalam rangka mempersiakan proyek BPI. Keempat hal yang dimaksud ialah:

1. Mempersiapkan Visi
Didalam melaksanakan suatu perubahan perlu adanya suatu visi yang jelas sehingga kita dapat mengetahui ruang lingkup pengembangan berada di area mana perubahan perlu dilakukan.

2. Mempersiapkan Skill / Kemampuan SDM
Didalam melakukan proyek tersebut dibutuhkan orang-orang yang mempunyai skill di bidangnya. Tetentu saja seorang project manager mempunyai skill yang mampu mengelola project tersebut dengan baik. Selain skill tentu saja komitmen bekerja diperlukan untuk menciptakan efektiviyas dalam project.

3. Mempersiapan Tujuan atau Goals yang akan dicapai.
Setiap project tentu saja harus memiliki tujuan atau hasil yang diharapkan dari pengembangan proses bisnis / perubahan yang dilakukan, Hal tersebut mutlak agar terjadi suatu lingkup area dalam proses pengerjaan proyek BPI.

4. Mempersiapkan Reward / Pennghargaan terhadap project team member.
Salah satu langkah persiapan yang penting ialah bagaimana memotivasi para project team member dengan memaparkan kompensasi apa yang akan mereka terima jika melakukan proyek ini. Hal ini dapat menunjang ketepatan waktu selaesainya proyek sesuai estimasi awal.


Referensi:
http://www.perrknight.com/media/whitepapers/Business_Process_Improvement.pdf
http://en.wikipedia.org/wiki/Business_process_improvement

Konsep dasar Project Management Body of Knowledge

KPada dasarnya, Manajemen proyek dilakukan melalui aplikasi dan integrasi proses-proses manajemen proyek yang terdiri dari pengajuan (initiating), perencanaan, pelaksanaan, pengawasan dan pengendalian, dan penutupan . Setiap proyek umumnya pasti memiliki batasan-batasan (constraints), dan manajemen proyek berfungsi mengelola batasan-batasan ini agar proyek bisa mencapai hasilnya secara efisien dan efektif. Secara tradisional constraints proyek dibagi menjadi tiga jenis, yaitu: bidang kerja (scope), biaya (cost), waktu (time). Ketiga constraints ini saling berhubungan dan digambarkan membentuk segitiga manajemen proyek. Bertambahnya bidang kerja proyek akan menambah waktu dan biaya, waktu yang sempit dapat berarti naiknya biaya dan berkurangnya bidang kerja, dan ketatnya keuangan bisa berarti bertambahnya waktu dan berkurangnya bidang kerja. Semuanya akan mempengaruhi kualitas hasil akhir proyek yang berupa produk atau jasa.

Disiplin ilmu manajemen proyek adalah tentang menggunakan ‘alat’ (tools) dan teknik yang memungkinkan tim proyek (bukan hanya manajer proyek) mengorganisasi pekerjaan mereka sesuai constraints yang ada. Pihak manajemen proyek bertugas memutuskan cara dan implementasi dalam mengatur dan memanfaatkan sumber daya manusia dan non-manusia untuk mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan. Cara-cara dan teknik manajemen proyek ini dirangkum dalam suatu sistem proyek yang menjadi standar acuan para pelaku proyek.

Salah satu sistem proyek itu tersusun dalam Project Management Body of Knowledge (PMBOK®) yang dibuat oleh para anggota Project Management Institute (PMI). Project Management Institute adalah sebuah institusi di Amerika yang sengaja dibentuk untuk memfasilitasi perkembangan manajemen proyek. Mungkin saat ini PMBOK merupakan sistem proyek yang paling banyak diterapkan dalam dunia proyek. PMBOK® dikenal sebagai standar internasional (IEEE, ANSI) tentang aplikasi pengetahuan, keterampilan, alat-alat, dan teknik untuk memenuhi keperluan proyek. Panduan PMBOK® menjelaskan 5 proses dalam life cycle proyek (initiating, planning, executing, controlling and monitoring, closing) dan 9 area pengetahuan tentang proyek (integration, scope, time, cost, quality, human resources, communications, risks, procurement). Lima tahap proses dalam PMBOK® menerapkan variasi dari Roda Deming (Deming Cycle) untuk peningkatan yang berkelanjutan (continous improvement) . Dalam membuat penjadwalan proyek, PMBOK® menjelaskan penggunaan metode yang disebut critical-path method (CPM). Sebagian besar software manajemen proyek yang ada dipasaran menggunakan metode ini.

sumber dan referensi:
- http://berandakami.wordpress.com/2008/10/13/pmbok-contoh-soal-sertifikasi-pmp/
- http://www.softcov.com/id/manufacturers-news/ibm-39-s-project-management-methods
and.html
-wikipedia.org

Perlunya Contingency Dalam suatu rentang durasi Proyek

Setiap pihak tentu saja ingin mendapatkan proyek yang sukses. Salah satu kondisi yang dibutuhkan untuk mendapatkannya adalah menyelesaikan proyek sesuai jadwal. Untuk mendapatkan proyek selesai sesuai jadwal, setiap pekerjaan pada jalur kritis (critical path) harus selesai sesuai jadwal. Untuk mendapatkan setiap pekerjaan pada jalur kritis selesai sesuai jadwal, kita harus merencanakan setiap pekerjaan termasuk hal-hal yang mungkin terjadi diluar perkiraan atau contingency. Semua orang sadar bahwa terdapat ketidakpastian (uncertainty) di setiap pelaksanaan pekerjaan proyek. Karena itu perlu memasukkan contingency pada setiap estimasi pekerjaan.

Pengambilan contingency tergantung pada basis estimasi durasi pekerjaan, dalam hal ini ada estimasi dengan nilai probabilitas (kemungkinan terjadi) besar dan estimasi dengan probabilitas kecil. Misalkan saja contingency pada estimasi durasi dengan probabilitas 90%, berbeda dengan contingency pada estimasi durasi dengan probabilitas 50%. Umumnya di lapangan, tekanan datang untuk menyelesaikan proyek secepat mungkin. Dalam kondisi kompetisi tawar-menawar, siapa yang dapat menawarkan kecepatan akan mendapat kesempatan besar memenangkan proyek. Untuk alasan ini, manajer proyek harus memiliki jalur kritis yang lebih pendek untuk proyeknya, sehingga tidak memasukan contingency pada penjadwalan proyek. Disisi lain para manajer proyek menyadari mereka ingin orang-orang dalam proyek tetap berkomitmen dan menyelesaikan tugas mereka pada waktunya. Pekerja juga tahu bila didalam organisasinya, seseorang yang dapat menyelesaikan tugas tepat waktu akan dicap memiliki kemampuan, sebaliknya jika tidak dapat menyelesaikan tepat waktu akan dicap tidak memiliki kemampuan. Karena itu mereka merasa contingency perlu dimasukkan dalam estimasi.

Gambar terlampir menunjukkan menunjukkan bagan evaporating cloud akan dilema ini. Tentu saja kita tidak dapat memiliki estimasi dengan probabilitas 50% dan estimasi durasi dengan probabilitas tinggi sekaligus, karenanya terjadi konflik.

Konsep Manajemen Proyek

Dengan melihat arti kesuksesan proyek terhadap kelangsungan hidup perusahaan maka untuk menjalankan proyek diperlukan suatu ilmu keahlian agar obyektivitas pencapaian target suatu produk atau jasa dalam perusahaan dapat tercapai secara maksimal, ilmu keahlian dikenal nama Manajemen proyek (Project management), dan secara definisi pengertian manajemen proyek dapat dijelaskan sebagai berikut:

• Aktivitas yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan/pengaturan, pengambilan keputusan dan pengendalian sumberdaya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan, waktu dan sumber daya tertentu guna mengaplikasikan pengetahuan, keahlian dan teknik dalam pengelolaan proyek sehingga dapat memenuhi kebutuhan stakeholders (fihat yang terkait) serta keinginan (harapan) dari proyek itu sendiri.

• Penerapan pengetahuan, kompetensi, keahlian, peralatan, metodologi dan teknik di dalam proses pengelolaan sebuah proyek sehingga dapat memenuhi kebutuhan dan keinginan (Need/Want) dari berbagai fihak yang berkepentingan (stakeholders) dari proyek tersebut

Manajemen proyek dalam pelaksanaannya terkadang mempergunakan personel perusahaan untuk ditempatkan pada tugas tertentu dalam proyek atau mengambil personel yang ahli dalam bidangnya (diluar perusahaan), dan manajemen proyek yang efektif dibutuhkan dalam memastikan bahwa proyek selesai pada batas waktu yang ditetapkan, dijalankan berdasarkan anggaran yang disepakati serta memenuhi harapan maupun kualifikasi spesifikasi para pelanggan atau para pengguna (user)

Project integration management

Sembilan proses project integration management dapat menjelaskan bidang ilmu dan berbagai pengalaman praktis di manajemen proyek, dari sudut pandang komponen-komponen prosesnya. Proses-proses tersebut diorganisasikan menjadi sembilan bidang ilmu yang akan dijelaskan dibawah ini:

• Manajemen Lingkup Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan, agar dapat
dipastikan bahwa proyek telah mencakup seluruh pekerjaan yang benar-benar
dibutuhkan, agar proyek berhasil diselesaikan. Terdiri dari persiapan, perencanaan
lingkup, penetapan lingkup, verifikasi dan pengendalian perubahan lingkup.

• Manajemen Waktu Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan agar dapat
dipastikan proyek selesai tepat waktu. Terdiri dari penetapan aktifitas,
pengurutan aktifitas, perkiraan lama aktifitas, serta penyusunan dan pengendalian
jadwal.

• Manajemen Biaya Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan agar dapat
dipastikan proyek selesai, sesuai dengan anggaran yang disetujui. Terdiri dari
perencanaan sumber daya, perkiraan biaya, anggaran biaya dan pengendalian biaya.

• Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan
untuk menggunakan sumber daya manusia yang terlibat dalam proyek, secara paling
efektif. Terdiri dari perencanaan organisasi, perekrutan staff dan pembangunan tim
kerja.

• Manajemen Komunikasi Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk dapat
dipastikan agar informasi proyek dapat dikumpulkan, disusun, disebar, dan
disimpan. Terdiri dari perencanaan komunikasi, distribusi informasi, pelaporan
kinerja, dan penyelesaian administratif.

• Manajemen Resiko Proyek, menjelaskan proses-proses yang berhubungan dengan
pengidentifikasian resiko, kuantifikasi resiko, penyusunan penanggulangan resiko
dan pengendalian penanggulangan resiko.

• Manajemen Pengadaan Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk
menghasilkan barang atau jasa dari pihak lain. Terdiri dari perencanaan pengadaan,
perencanaan tata cara undangan ke peserta, rapat undangan peserta, pemilihan
peserta, pemilihan mitra, pelaporan serta administrasi kontrak kerja dan
penyelesaian kontrak.

• Manajemen Integrasi Proyek, menjelaskan berbagai proses yang dibutuhkan, agar
dapat dipastikan, berbagai elemen dari proyek dikoordinasikan dengan baik.
Manajemen integrasi terdiri dari pembuatan rencana proyek, pelaksanaan rencana
proyek dan pengendalian perubahaan secara keseluruhan.

Merangka Kerja Manajemen Proyek TI

Kerangka manajemen proyek atau project management framework menyediakan landasan untuk memahami manajemen proyek. Agar proyek dapat berhasil memenuhi harapan dan keinginan dari pihak-pihak terkait atau stakeholder maka manajer proyek harus memiliki pemahaman terhadap fungsi pokok yang terdiri dari 4 (empat) bidang ilmu, fungsi penunjang yang terdiri dari 4 (empat) bidang ilmu dan terakhir bagaimana mengintegrasikan keseluruhan bidang ilmu, alat bantu, teknik yang ada di project management.

Fungsi pokok (core function) manajemen proyek terdiri dari:
1. Manajemen lingkup proyek project scope management
2. Manajemen waktu proyek project time management,
3. Manajemen biaya proyek project cost management dan
4. Manajemen kualitas proyek - project quality management.

Sedangkan fungsi penunjang yang terdiri dari:
1. Manajemen sumber daya manusia proyek - project human resource management,
2. Manajemen komunikasi proyek – project communication management,
3. Manajemen resiko proyek – project risk management
4. Manajemen pengadaan proyek - project procurement management.

Mengenal pihak yang memerlukan layanan atau service IT ( Perusahaan & Organisasi )

Didalam lingkup Teknologi Informasi dalam perusahaan, terdapat beberapa pihak yang membutuhkan terhadap tersedianya layanan TI. Hal idi didorong oleh kebutuhan user akan informasi mengenai hardware ataupun aplikasi yang mereka gunakan. User tersebut dapat kita bedakan menjadi:

1. User Individu

Semua manajemen dan staf pada suatu organisasi adalah user individual yang harus dilayani secara rutin oleh unit TI. Tentu saja kebijakan perusahaan yang menentukan siapa saja yang boleh mendapatkan suatu layanan TI tertentu. Pengaturannya bisa berdasarkan pada kewenangan jabatan atau kewenangan organisasi. Misal pada suatu perusahaan, manajemen dan staf pada unit penjualan bisa mendapatkan layanan payroll namun hanya terbatas untuk mengetahui besar payroll yang dibayarkan kepada dirinya saja dan tidak boleh mengetahui nilai gaji orang lain.Bahkan tentu saja mereka tidak boleh mendapatkan kemampuan untuk menggunakan fitur pembuatan daftar gaji pada layanan payroll yang lazimnya merupakan kewenangan unit HRD. Layanan TI yang digunakan user individual sangat beragam mulai dari layanan penggunaan komputer desktop, print-sharing, file-sharing, intranet, internet serta penggunaan software aplikasi bisnis tertentu seperti GL, payroll, core-banking, e-mail, dan seterusnya..
User berhak mendapatkan layanan yang jelas dan nyata agar dapat menggunakan semua layanan TI yang menjadi haknya dengan seefisien, seefektif dan seaman mungkin.
Oleh karena itu, pihak TI diharapkan dapat memfasilitasi mekanisme penggunaan hardware dan software agar user tidak mengalami gangguan dalam menggunakan layanan TI.

2. User Departemen yang terdapat dalam Organisasi

Semua departemen organisasi merupakan customer dari layanan TI yang disediakan oleh pihak TI. Layanan TI tersebut seringkali seharusnya dapat sejalan dengan misi dan tujuan dari organisasi maupun departemen dari organisasi tersebut. Contohnya, jenis layanan TI yang diinginkan unit Risk Management disuatu organisasi tentu saja berbeda dengan layanan TI yang diinginkan departemen HRD, Audit Internal, Keuangan dan Akuntansi. Seperti halnya user individual, setiap departemen organisasi berkeinginan untuk mendapatkan layanan TI yang berkualitas tinggi. Jenis layanan dan level kualitas yang diinginkan tentunya harus disepakati bersama anatara unit TI dan unit user yang bersangkutan. Kesepakatan tersebut juga dapat dijadikan dasar untuk proses pengadaan TI dan pengukuran kinerja TI dalam memberikan layanan TI yang berkualitas.

*referensi:

wikipedia.org

http://intersystem.biz/index.php?option=com_content&task=view&id=51

IT project dengan metode PMBOK

PMBOK ( Project Management Body Of Knowledge ) adalah kumpulan proses dan bidang pengetahuan umum diterima sebagai praktek terbaik dalam disiplin manajemen proyek. Sebagai yang diakui secara internasional standar (IEEE Std 1490-2003) yang menyediakan dasar-dasar manajemen proyek, terlepas dari jenis proyek baik konstruksi, perangkat lunak, teknik, otomotif dan sebagainya. Selain itu, PMBOK juga dapat dipahami sebagai suatu istilah yang digunakan untuk menjelaskan kumpulan pengetahuan yang diperlukan oleh profesional dibidang manajemen proyek. Seperti halnya profesional di bidang lain seperti hukum, akuntansi ataukah komputer, semuanya memiliki suatu batang tubuh ilmu pengetahuan yang terus dikembangkan baik oleh praktisi maupun akademisi.
Dalam menjalankan metodologi tersebut, Metrodata beracuan pada The Guide to PMBOK yang disusun oleh PMI ( Project Management Institute). PMI adalah organisasi profesional yang berpusat di Amerika Serikat, didirikan sejak tahun 1969, dan saat ini sudah memiliki anggota sekitar 125.000 orang yang tersebar di 140 negara. PMI mengeluarkanstandar bagi profesional manajemen proyek di seluruh dunia. Dokumen standar ini diberi nama A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide). Tuntunan ini sudah dikenal secara luas sebagai standar yang dapat diterima di seluruh dunia, dan telah mendapatkan pengakuan sebagai American National Standard (ANS) yang diberikan oleh ANSI (American National Standards Institute).
Menurut ANSI, PMBOK mendefinisikan manajemen proyek sebagai penerapan dari pengetahuan, kemampuan, alat bantu serta teknik kedalam aktifitas proyek agar dapat memenuhi atau melampaui apa yang dibutuhkan dan diharapkan oleh pihak-pihak terkait (stakeholder) dari proyek., dengan cara menyeimbangkan seluruh kebutuhan yang terkait dengan :

• Ketepatan lingkup, waktu, biaya dan kualitas.

• Stakeholder atau pihak-pihak yang terlibat atau terkena dampak dari proyek,
dengan kebutuhan dan harapan yang berbeda-beda.

• Tujuan yang terdeskripsi (kebutuhan) dan yang tidak terdeskripsi secara tertulis.

Pengelolaan Knowledge Management pada BUMN, disadur dari tulisan Hemat Dwi Nuryanto pada Tabloid Kontan

Untuk mengembangkan sistem pengelolaan Knowledge Management di BUMN, diperlukan empat fungsi yaitu : using knowledge, finding knowledge, creating knowledge, dan packaging knowledge. Fungsi itu akan membentuk suatu pengetahuan untuk menjawab tantangan mengenai know-how, know-what, dan know-why, serta menumbuhkan daya kreatifitas dan inovasi guna memecahkan berbagai masalah. Sejarah telah mencatat bahwa keberhasilan perusahaan di Jepang ditentukan oleh kepiawaian mereka dalam hal organizational knowledge creation.

Selama ini para direksi BUMN menghadapi kompleksitas dan ketidakpastian yang besar. Untuk mengambil keputusan yang sensitif diperlukan knowledge sharing. Diharapkan keempat fungsi KM bisa diimplementasikan secara baik di masing-masing BUMN. Kondisi aktual di BUMN tentang pengelolaan knowledge management kebanyakan baru pada tahap using information. Untuk itu perlu ditransformasikan ke using knowledge melalui computer-mediated collaboration dalam bentuk intranet atau web blog; electronic task management, messaging and visualization, group discussion, dan lain-lain. Perlu juga difungsikan finding knowledge melalui web-browsing dan data mining.

Organisasi korporasi perlu keahlian dalam mengalihkan tacit knowledge ke explicit knowledge untuk mendorong inovasi dan pengembangan produk baru.
Menurut Nonaka dan Takeuchi, perusahaan di Jepang mempunyai daya saing karena mereka memahami bahwa knowledge merupakan sumber dari daya saing. Untuk mewujudkan budaya korporasi yang inovatif, maka upaya membangun knowledge sharing perlu dilakukan. Keuntungan knowledge sharing bagi CEO adalah mereka mampu merespon kesempatan secara cepat.

Beberapa perusahaan kelas dunia menyatakan bahwa KM merupakan strategi korporasinya. CEO Rover Group mengatakan bahwa intranet merupakan bagian yang sangat membantu mereka dalam mengaplikasikan learning dan share best practice. General Motors juga memberikan gambaran tentang hubungan di antara knowledge sharing dan strategi. Perspektif dari Shell Exploration and Production salah satunya adalah learning organization yang menuju living company.

David J.Skryme, dalam tesisnya yang berjudul ?The 3Cs of knowledge sharing? pada prinsipnya menyatakan bahwa salah satu tantangan KM adalah menjadikan manusia berbagi knowledge mereka. Untuk menghadapi tantangan tersebut dia menyarankan tiga C yaitu : Culture, Coopetition (menyatukan kerjasama dengan persaingan) dan Commitment. Banyak organisasi korporasi belum mengetahui potensi knowledge (pengetahuan + pengalaman) tersembunyi yang dimiliki oleh karyawannya.

Hasil siset yang dilakukan oleh Delphi Group menunjukkan bahwa postur knowledge dalam korporasi tersimpan dengan struktur 42 % didalam otak karyawan; sisanya 26 % di dokumen kertas, 20 % dokumen elektronik; dan 12% knowledge base elektronik. Riset tersebut memperkuat asumsi umum bahwa knowledge sebagian besar tersimpan dalam pikiran kita, yang disebut tacit knowledge. Tacit knowledge sulit dipindahkan kepada orang lain karena tersimpan pada pikiran masing-masing individu.

Contoh perusahaan yang sukses menerapkan KM sehingga mendatangkan keuntungan luar biasa adalah Nortel. Sejak tahun 2000, Nortel mengalami keuntungan yang besar dibandingkan pesaingnya. Keuntungan tersebut dikarenakan perubahan besar yang mendesain ulang produknya (new product development). Ketika mendesain ulang produknya, Nortel menggunakan pendekatan metode Knowledge Intensive Work yang berbasis pada pengetahuan karyawan.

Ada baiknya para direksi BUMN menyimak cara Nortel untuk me-reengineer front-end New Product Development dan mempelajari KM yang digunakannya. Disitu terlihat gambaran tentang model KM. Salah satu yang melatarbelakangi penerapan KM di Nortel adalah peningkatan kompetisi industri dibidang telekomunikasi. Industri yang antara lain adalah AT&T, MCI, RBOC, dan pelbagai ISP berkompetisi dalam berbagai hal, seperti teknologi, harga, dan layanan.

Strategi jitu yang dilakukan Nortel adalah new development product yang dibangun berdasarkan process oriented KM dengan fokus mengembangkan produk dengan model baru. Proses mendesain ulang new development product di Nortel dikenal dengan sebutan Galileo, sedangkan sistem KM yang digunakan dikenal dengan sebutan Virtual Mentor .

Tujuan utama dari proses Galileo di Virtual Mentor adalah melakukan efisiensi dan leverage asset pengetahuan multidisiplin, meningkatkan new development product decision-making process, menfasilitasi pembelajaran dan pertukaran pengetahuan. Inti dari proses Galileo adalah membuat jalur atau link yang menyatukan pengetahuan untuk tujuan bisnis.

Dari berbagai paparan diatas bisa ditarik benang merah bahwa OKMS menjadikan pengetahuan sebagai aset korporasi yang saMengelola Pengetahuanngat berharga. Sangat relevan dengan kondisi BUMN di tanah air pada saat ini yang membutuhkan semacam Virtual Mentor buatan dalam negeri agar daya saing global BUMN tidak semakin terpuruk.

Proses Inti dalam "Creating Knowledge Management ", Sumber : Probst

Menurut Prof. Gilbert Probst, untuk mengatur dan mengelola pengetahuan organisasi atau organisasi perlu dilakukan pengelompokkan dan pengkategorian masalah yang ditemui di organisasi tersebut. Ini dilakukan untuk mengidentifikasi aktivitas yang dianggap sebagai proses inti knowledge management dan terkait satu dengan lainnya. Dalam proses pengidentifikasian tersebut diperlukan metode analisa yang disebut Core Process Knowledge Management (Proses Inti Knowledge Management).

Proses inti dalam knowledge management antara lain sebagai berikut:
1. Knowledge identification
Mengidentifikasikan internal knowledge dengan menganalisa dan menjelaskan
lingkungan pengetahuan yang ada.

2. Knowledge acquisition
Mengimpor bagian–bagian penting pengetahuan yang berasal dari sumber luar.

3. Knowledge development
Pengembangan knowledge berfokus pada menciptakan keahlian baru, produk baru, ide
yang lebih baik, dan proses yang lebih efisien. Pengembangan knowledge termasuk
semua usaha manajemen yang bertujuan menghasilkan kemampuan yang belum tersedia
dalam organisasi.

4. Knowledge sharing/distribution
Menganalisa transisi knowledge dari individu ke grup atau ke organisasi.

5. Knowledge utilization
Memastikan bahwa knowledge yang ada di organisasi saat ini digunakan secara /
dengan produktif demi keuntungan organisasi.

6. Knowledge retention
Merupakan suatu proses selecting, storing, dan biasanya updating knowledge dari
nilai potensial masa datang yang harus distukturisasi secara berhati–hati.

7. Knowledge Assesment
Merupakan metode yang digunakan untuk mengukur knowledge strategic, normatif, dan
operasional.

8. Knowledge Goals
Knowledge Goals memberikan arah pada knowledge management. Knowledge goals
terdapat pada tiga level manajemen. Normative knowledge goals yang berhubungan
dengan visi umum dari kebijakan organisasi dan semua aspek budaya
organisasi, strategic knowledge goals untuk program-program jangka panjang dalam
rangka merealisasikan visi, serta operational knowledge goals yang membantu
memastikan program-program strategis telah diimplementasikan dalam aktivitas
harian organisasi.

FRAMEWORK MANAJEMEN RESIKO TEKNOLOGI INFORMASI

Jika penerapan TI tidak sesuai dengan arah bisnis perusahaan, maka hal inilah yang akan menimbulkan resiko. Resiko yang timbul akibat penerapan TI yang salah akan menyebabkan proses bisnis yang tidak optimal, kerugian finansial, menurunnya reputasi
perusahaan, atau bahkan hancurnya bisnis perusahaan. Oleh karena itu diperlukan suatu pengukuran terhadap resiko penerapan TI bagi perusahaan. Pengukuran resiko TI berguna untuk mengetahui profil resiko TI, analisa terhadap resiko, kemudian melakukan respon terhadap resiko tersebut sehingga tidak terjadi dampak-dampak yang dapat ditimbulkan oleh resiko tersebut. Banyak sekali metode atau framework yang bisa
dijadikan sebagai best practice dalam penerapan manajemen resiko TI. Diantaranya dengan menerapkan COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology), OCTAVE (Operationally Critical Threat, Asset, and Vulnerability Evaluation ), NIST Special Publication 800-30 atau framework manajemen resiko lainnya.

Namun penerapan framework tersebut tidak akanselalu sama untuk setiap perusahaan. Karena perbedaan karakteristik bisnis yang dijalankan. Penelitian ini memodelkan framework manajemen resiko dalam penerapan TI di dalam organisasi ataupun perusahaan. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk memberikan gambaran yang lebih sederhana dan mudah dalam menerapkan frameworkframework manajemen resiko yang telah ada. Framework-framework manajemen resiko yang menjadi bahan dalam penelitian ini adalah COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology), NIST Special Publication 800-30 dan OCTAVE (Operationally Critical Threat, Asset, and
Vulnerability Evaluation ).